Como Evitar Overbooking no Restaurante

Para evitar overbooking, mantém uma única lista com as reservas de cada dia e hora, regista logo as que chegam por telefone, limita as pessoas que aceitas por cada canal e diz ao cliente a hora de saída da mesa. O mínimo é um caderno com tudo. O ideal é um sistema onde toda a gente vê a mesma lista.

Uma lista única de reservas, um limite por canal e uma hora de saída dita desde o início. É assim que não vendes a mesma mesa duas vezes.

O que é overbooking e porque acontece

Há overbooking quando aceitas mais reservas do que mesas tens para um dado horário. Quase sempre acontece porque as reservas vivem em sítios diferentes e ninguém as vê todas juntas.

Várias listas, uma sala

Uma reserva por telefone num caderno, outra pela plataforma, outra por mensagem no Instagram. Cada lista parece certa e a soma não cabe na sala.

Mantém uma só lista de reservas

O mínimo é um registo com tudo: para cada dia e cada hora, quantas pessoas reservaram. Na situação ideal, esse registo é a Bitte, e toda a equipa vê a mesma lista.

Regista logo as reservas por telefone

Se alguém telefona, acrescenta a reserva à Bitte de imediato, ainda antes de desligares, para a teres sempre atualizada. Não peças o email por telefone: é difícil acertar a escrita. O número de telefone chega. Os lembretes seguem por email, por isso uma reserva só com telefone não recebe lembrete.

Leva as pessoas para a internet

Uma reserva por telefone gasta tempo teu e da equipa. Leva os clientes a marcar pela internet, no Google, no teu site ou na Bitte, e liberta o serviço.

Limita as reservas por canal

Na Bitte, vês quantas pessoas marcaram por lá e podes definir um limite de pessoas que podem reservar. É a forma mais simples de não vender mesas a mais.

Se também usas a TheFork, lembra-te de que a Bitte não se liga à TheFork. Podes acrescentar à mão as reservas que vêm de lá, e assim geres tudo numa só lista. Mais sobre isto em reservas online sem comissão.

Define quanto tempo ocupa cada mesa

O overbooking também vem do tempo. Se contas com 90 minutos por mesa e os clientes ficam duas horas, a reserva seguinte chega a uma mesa ocupada.

Diz a hora de saída desde o início

Se a mesa está reservada das 19h às 21h, diz-o ao cliente no momento da reserva, por exemplo nas regras da reserva. O cliente sabe com o que conta e tu tens a base para pedir a mesa de volta.

Grupos grandes ficam mais tempo

Um grupo grande tem mais probabilidade de se demorar. Põe um limite nas regras da reserva, por exemplo "3 horas garantidas", e fica claro para todos.

Quando o cliente fica mais do que o previsto

Se há uma reserva a seguir, oferece uma bebida no bar. Quem fica, consome, e a mesa fica livre para quem chegou. Funciona melhor quando a hora de saída foi dita logo no início.

Quantas mesas deixar para quem chega sem reserva

As guias do setor sugerem guardar entre 15% e 30% das mesas para clientes sem reserva. A minha resposta é outra: guarda o menos possível. As reservas são mais certas do que os clientes sem reserva, por isso, se puderes ter a sala toda reservada, aceita sem pensar duas vezes.

Depois dos 15 minutos de tolerância, as mesas de quem não apareceu abrem-se a quem chegar. O cliente sem reserva é a tua rede de segurança para os no-shows, e não uma parte da sala reservada à partida. Lê mais em como reduzir os no-shows.

Dias de pico: Natal, Dia dos Namorados

Nos dias de maior procura, a sala enche mesmo, por isso aproveita-os a sério.

Cria menus especiais, mais caros e com melhor margem.
Deixa as pessoas reservar com antecedência e pagar um sinal.
Abre mais cedo e fecha mais tarde, para apanhar a procura.
Não limites as reservas, sobretudo se pedires sinal.

Lê mais em Reservas Dia dos Namorados: 5 estratégias.

Perguntas frequentes sobre overbooking

Como evitar overbooking com reservas por telefone?

Regista cada reserva na lista única assim que a recebes, ainda antes de desligares. O mínimo é um caderno com todas as reservas por dia e hora.

Posso usar a TheFork e a Bitte sem overbooking?

Sim. Não estão ligadas, por isso acrescenta à mão na Bitte as reservas que vêm da TheFork e define um limite de pessoas para as reservas feitas na Bitte.

Quanto tempo devo guardar a mesa a quem se atrasa?

Até 15 minutos. Antes de a libertares, liga ao cliente. Se ninguém responder, dá a mesa a quem chegar.

Quanto tempo reservo por mesa?

Diz a hora de saída ao cliente desde o início. Para grupos grandes, põe um limite nas regras, por exemplo 3 horas garantidas.

Próximo passo

Queres uma só lista de reservas, com limite de pessoas por canal? Conhece o sistema de reservas da Bitte ou descarrega o ebook gratuito sobre reservas.